1. Verwerkingsverantwoordelijke
ScamScan is een dienst van Securacy, Hoge Zand 39, 2512 EL Den Haag. E-mail: info@scamscan.nl. KvK: 96852747.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij kunnen factuurdocumenten, OCR-tekst, factuurmetadata, leveranciergegevens, IBAN-, BTW- en KvK-nummers, e-mailadressen, domeinnamen, scanresultaten, accountgegevens, IP-adressen en beveiligingslogs verwerken.
3. Waarom verwerken wij gegevens?
Wij verwerken gegevens voor factuurcontrole, fraudedetectie, leveranciersvalidatie, herkenning van afwijkingen, accountfunctionaliteit, beveiliging, rate limiting, logging, support en verbetering van de dienst.
4. Gebruik van AI
ScamScan gebruikt AI om factuurtekst te structureren en velden zoals leverancier, klant, factuurnummer, bedrag, KvK, BTW en betaalinformatie te herkennen. Deze AI-interpretatie is ondersteunend. ScamScan voert daarnaast vaste controles uit op onder andere IBAN, KvK, BTW, dubbele facturen, bedragafwijkingen en leveranciershistorie.
Wanneer AI is ingeschakeld, kan relevante factuurtekst of OCR-tekst worden verwerkt door een externe AI-provider, zoals OpenAI, via OpenAI. Wij delen niet m茅茅r tekst dan nodig is voor de analyse.
5. Delen met derden en internationale verwerking
ScamScan verkoopt geen persoonsgegevens. Voor de werking van de dienst kunnen wij gebruikmaken van gespecialiseerde dienstverleners voor hosting, e-mail, AI-verwerking, KvK/API-controles, DNS/WHOIS-controles, beveiliging en logging. Deze dienstverleners kunnen buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. Waar dat nodig is, gebruiken wij passende contractuele en technische waarborgen.
6. Bewaartermijnen
Ge眉ploade documenten worden na verwerking verwijderd. Scanresultaten, leveranciershistorie, logging en metadata kunnen langer worden bewaard zolang dit nodig is voor controlehistorie, beveiliging, support, audittrail en misbruikpreventie.
7. Beveiliging
Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen zoals toegangscontrole, sessiebeveiliging, CSRF-bescherming, MFA-opties, rate limiting, logging, malwarecontrole, tenantisolatie en serverhardening.
8. Jouw rechten
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar via info@scamscan.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je verzoek veilig te behandelen.
9. Geen automatisch bindend besluit
ScamScan geeft ondersteunende risicoanalyse voor finance en administratie. De uiteindelijke betaalbeslissing blijft bij jouw organisatie.